Chuẩn bị đủ giấy tờ từ đầu là cách rẻ nhất để không phải nộp lại lần hai. Bài này liệt kê chính xác những gì cần có, chia theo từng loại hình.
Lưu ý trước: tạo OA thì không cần giấy tờ gì, ai cũng tạo được trong năm phút. Giấy tờ chỉ cần khi xác thực — mà chưa xác thực thì OA gần như không dùng được việc gì. Nên thực tế hai bước này đi liền nhau.
Phần chung — ai cũng cần
1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh
Bản chụp rõ nét, đủ bốn góc, đọc được mã số thuế và danh sách ngành nghề. Đây là giấy gốc của mọi hồ sơ.
2. Giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật
Căn cước công dân hoặc hộ chiếu. Tên trên giấy này phải khớp với tên người đại diện ghi trên giấy phép kinh doanh. Lệch một chữ cũng bị trả về.
3. Công văn xác thực theo mẫu của Zalo
Tải mẫu từ trang quản trị OA, điền, in ra, ký tay và đóng dấu, rồi chụp lại. Bản điền trên máy rồi xuất PDF thẳng không được chấp nhận — Zalo không nhận giấy tờ thiếu chữ ký và con dấu chính thức.
Hộ kinh doanh không có con dấu thì ký tay và ghi rõ họ tên.
Phần riêng — tùy tên OA của bạn
Đây là chỗ quyết định hồ sơ nặng hay nhẹ. Zalo xét quan hệ giữa tên OA và tên trên giấy phép:
Trường hợp A — tên OA trùng tên trên giấy phép
Không cần thêm gì. Ba giấy tờ ở phần chung là đủ. Đây là đường nhanh nhất, và nếu bạn chưa quá gắn bó với một cái tên nào thì nên chọn đường này.
Trường hợp B — tên OA là thương hiệu đã đăng ký bảo hộ
Nộp thêm văn bằng bảo hộ nhãn hiệu do Cục Sở hữu trí tuệ cấp. Có văn bằng thì thủ tục cũng gọn, chỉ thêm một tờ.
Trường hợp C — tên OA khác giấy phép, chưa đăng ký bảo hộ
Trường hợp phổ biến nhất với spa, salon, phòng khám nhỏ — và cũng nặng nhất. Bạn phải nộp ít nhất hai yếu tố chứng minh thương hiệu đó thuộc về mình. Yếu tố được chấp nhận thường là:
- Website có tên miền mang tên thương hiệu
- Ảnh biển hiệu cơ sở
- Hóa đơn, bao bì, đồng phục có in tên thương hiệu
- Fanpage hoặc kênh mạng xã hội đang hoạt động mang tên đó
Chuẩn bị dư một yếu tố so với mức tối thiểu là an toàn nhất.
Ngành nghề có điều kiện — giấy phép con
Nếu ngành của bạn theo luật phải xin phép hoạt động riêng, Zalo yêu cầu nộp kèm. Giấy đăng ký kinh doanh không thay thế được giấy phép này.
Một số nhóm hay vướng:
| Ngành | Giấy phép con thường cần | |---|---| | Phòng khám, cơ sở khám chữa bệnh | Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh | | Cơ sở thẩm mỹ có can thiệp y tế | Giấy phép hoạt động do Sở Y tế cấp | | Dịch vụ tài chính, cho vay | Giấy phép theo lĩnh vực tương ứng | | Giáo dục, trung tâm đào tạo | Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động giáo dục |
Spa chăm sóc da thông thường, salon tóc, tiệm nail không can thiệp y tế thì không thuộc nhóm này.
Hộ kinh doanh — hai điều cần biết
Hộ kinh doanh xác thực OA được, không phải chỉ công ty mới làm được. Nhiều người hiểu nhầm chỗ này rồi bỏ cuộc sớm.
Nhưng có một giới hạn quan trọng: một giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh chỉ xác thực được cho một OA duy nhất. Ai có hai cơ sở mà chung một giấy phép sẽ không mở được OA thứ hai. Phải chọn: gộp về một OA chung, hoặc đăng ký thêm giấy phép riêng cho cơ sở kia.
Checklist in ra dùng luôn
Trước khi bấm nộp, soát lại:
- [ ] Giấy phép kinh doanh — ảnh rõ, đủ bốn góc, đọc được ngành nghề
- [ ] CCCD người đại diện — tên khớp với giấy phép
- [ ] Công văn xác thực — đã in, ký tay, đóng dấu, chụp lại
- [ ] Tên OA — đã xác định thuộc trường hợp A, B hay C
- [ ] Nếu trường hợp C — đã có đủ hai yếu tố chứng minh thương hiệu
- [ ] Ngành nghề trên OA — khớp với ngành ghi trên giấy phép
- [ ] Nếu ngành có điều kiện — đã có giấy phép con
- [ ] Ảnh đại diện — logo sạch, không số điện thoại, không chữ khuyến mãi
- [ ] Ảnh bìa — ảnh thật của cơ sở, không phải ảnh quảng cáo
Thời gian duyệt
Thường một đến ba ngày làm việc. Nếu bị từ chối, bạn có mười bốn ngày để chỉnh và nộp lại, nộp lại được nhiều lần trong thời hạn đó.
Muốn soi trước xem hồ sơ của mình đã đủ chưa, dùng công cụ kiểm tra hồ sơ miễn phí. Không muốn tự làm thì để chúng tôi lo trọn gói — chuẩn ngay lần nộp đầu.